Fragen zur Mitgliedschaft

Bau-, Liefer-, Dienstleistungen oder freiberufliche Leistungen – die Vergabe von öffentlichen Aufträgen unterliegt komplizierten rechtlichen Rahmenbedingungen, die bei der Beschaffung zu berücksichtigen sind. Mit guten Marktkenntnissen sind durch Ausschreibung günstige Preise für die geforderten Leistungen zu erzielen.

Vergaberechtskonforme Beschaffung

• erfordert Know-how, (GWB, VgV, Vergabeordnungen, Tariftreue- und
  Vergabegesetz NRW),
• kostet Zeit,
• erfordert organisatorische Strukturen und
• bindet wichtige Ressourcen.

Durch die Verlagerung der Beschaffungsaufgabe in die KoPart werden Ressourcen frei, die in den eigenen Verwaltungen strukturell zur Verbesserung der Effektivität beitragen.  

Wir entwickeln Leistungsverzeichnisse, bei denen auf Qualität und Wirtschaftlichkeit Wert gelegt wird, gestalten Bewerbungsbedingungen, damit qualifizierte Bieter ausgewählt werden, erstellen die formalen Verdingungsunterlagen und die Vergabebekanntmachung, damit die rechtlichen Anforderungen erfüllt werden, beantworten auch schwierige Bieterfragen und Bieterrügen, bewerten die eingehenden Angebote, erstellen Entwürfe für Vergabevermerke und entwerfen die erforderlichen Bekanntmachungen und Informationen an Bieter.

Aus genossenschaftsrechtlichen und verrechnungstechnischen Gründen ist für rechtlich selbständige kommunale Unternehmen (z.B. Anstalten öffentlichen Rechts, GmbHs, AGs, usw.) der Erwerb einer eigenen Mitgliedschaft in der Genossenschaft erforderlich.

Als Mitglied der KoPart eG werden nur solche kommunalen Unternehmen aufgenommen, die zu 100 % im Besitz der Mitgliedskommune sind. Gemischt-wirtschaftliche Unternehmen werden nicht aufgenommen.

Für die reine Mitgliedschaft (Newsletter, Informationsaustausch etc.) fallen keine weiteren Kosten an. Wünscht das Mitglied weitere Dienstleistungen, unterbreitet die KoPart eG ein Angebot, das das Mitglied im Wege eines Inhouse-Geschäfts beauftragt. Dafür entstehen die vereinbarten Kosten. Die Mitgliedskommune entscheidet selbst über die Beauftragung mit weiteren entgeltpflichtigen Leistungen.

Wichtig ist, dass per Ratsbeschluss festgelegt wird, wer seitens der Gemeinde den Beitritt vollziehen darf, also die erforderlichen Unterschriften leisten darf. Gem. § 113 GO NRW muss auch beschlossen werden, wer (z.B. der Bürgermeister) die Stadt bzw. Gemeinde in der Generalversammlung der Genossenschaft vertreten soll.

In der Beitrittserklärung ist die Stadt / Gemeinde als juristische Person anzugeben, versehen mit dem Vertretungsverhältnis (also z.B.: „Gemeinde Morsbach, vertreten durch den Bürgermeister“). Der Nachweis der Vertretungsbefugnis ist vor allem für die KoPart eG wichtig, die über die Aufnahme des Mitglieds entscheiden muss und dafür alle Unterlagen benötigt. Daneben benötigt die KoPart eG die Information, wer dazu bestimmt worden ist, die Gemeinde in der Generalversammlung zu vertreten (§ 113 GO NRW).

Mitgliedsnummer und Geschäftsguthabenkonto-Nummer werden von der KoPart eG vergeben und ausgefüllt.

Der Genossenschaftsanteil ist einmalig fällig und zwar sobald die KoPart eG den Beitrittsantrag angenommen hat. 

Der Erwerb eines Anteils ist für die Mitgliedschaft vollkommen ausreichend. Es steht aber jedem Mitglied frei, auf Wunsch und Antrag weitere Geschäftsanteile zu erwerben. Dies erhöht nicht das Stimmrecht, kann sich aber auf ggf. anstehende Ausschüttungen positiv auswirken.

Eine Nachschusspflicht für den Fall zur Deckung eines Jahresfehlbetrags besteht nicht. Das maximale finanzielle Risiko der Mitglieder ist auf die Höhe des Mitgliedsanteils (750,00 €) begrenzt.

Für die reine Mitgliedschaft (Newsletter, Informationsaustausch usw.) fallen keine weiteren Kosten an. Im Falle der Inanspruchnahme weiterer Dienstleistungen der KoPart eG aufgrund eines Angebotes („Beauftragung“), entstehen die vereinbarten Kosten. Die Mitgliedskommune entscheidet selbst übe die Beauftragung mit weiteren entgeltpflichtigen Leistungen. 

Entstehen aus Entgelten für die Dienstleistungen der Genossenschaft – nach Abzug der bei der KoPart eG entstehenden Kosten – Überschüsse, so können diese – nach Berücksichtigung der gesetzlich und satzungsmäßig erforderlichen Rücklagenbildung – als Dividende bzw. als Rückvergütung den Mitgliedsstädten und -gemeinden zufließen. Über die Ausschüttung einer Dividende oder Rückvergütung entscheidet die Generalversammlung. Rückvergütung bedeutet, dass ein Geschäftsüberschuss ganz oder teilweise an die Mitglieder im Verhältnis ihres Umsatzes, den sie mit der Genossenschaft in einem Wirtschaftsjahr getätigt haben, ausgeschüttet wird. 

Es besteht kein genereller Nutzungszwang. Mitglieder können die Dienstleistung in Anspruch nehmen, müssen es aber nicht.

Fragen zu Beschaffungen

Hinsichtlich der Kosten für die Dienstleistungen der KoPart eG wird differenziert:

  • Individualbeschaffung: Verhandeln eines individuellen Preises
  • Katalog-Verfahren: Berechnen eines prozentualen Anteils des Bruttobestellvolumens
  • zvs+: in der Regel nach Aufwand auf der Basis eines individuellen Angebots

Diese Beauftragung im Wege einer In-House-Vergabe fällt nicht unter die vergaberechtlichen Regelungen des GWB und der Vergabeverordnung (VgV) und kann daher ohne Ausschreibung erfolgen. Allerdings sind Ihre hausinternen Vergaberegelungen in dieser Hinsicht zu überprüfen.

  • individuelle Beschaffungen von Bau-, Liefer-, Dienst- oder Planungsleistungen
  • elektronischer Katalogeinkauf für Verbrauchsgüter

 

Bei der Beschaffung von Einzelgütern wie z. B. Feuerwehrfahrzeugen, Dienstleistungen wie z. B. Gebäudereinigungsdienstleistungen oder bei Bau- und Planungsleistungen wird eine Bündelung der Beschaffung kaum möglich sein. Insofern bietet die KoPart eG hier eine Individualbetreuung des jeweiligen Vergabeverfahrens an. Die KoPart eG übernimmt auf Wunsch das Entwickeln von Leistungsverzeichnissen, das Erarbeiten von Bewerbungsbedingungen, dass Entwerfen der weiteren Vergabeunterlagen und der Vergabebekanntmachung, dass Beantworten von Bieterfragen und Rügen, die Submission, das Prüfen und Bewerten eingehender Angebote, das Erstellen der laufenden Dokumentation (Vergabevermerk) sowie der Bekanntmachungen und Informationen an die Bieter.

Das Letztentscheidungsrecht verbleibt bei der Kommune.

Eine Vereinfachung für die Mitgliedskommunen besteht zudem darin, dass eine direkte Beauftragung der Genossenschaft im Rahmen eines Inhouse-Geschäfts mit der durchzuführenden Dienstleistung möglich ist. So kann die Kommune als Genossin der Genossenschaft die KoPart eG direkt mit der Betreuung des Vergabeverfahrens beauftragen, ohne hierfür ein weiteres Ausschreibungsverfahren für diese Beratungsdienstleistungen ausschreiben zu müssen. 

Die KoPart eG bedient sich der KommunalAgentur NRW. Daneben können für bestimmte Vergabeverfahren Fachleute aus den Mitgliedskommunen nach dem Vier-Augen-Prinzip beteiligt werden.

Die KoPart eG betreut und unterstützt auf Wunsch alle wesentlichen Schritte des Vergabeverfahrens:

  • Entwicklung des Leistungsverzeichnisses in Abstimmung mit der Kommune,
  • Entwicklung der Bewerbungsbedingungen in Abstimmung mit der Kommune,
  • Erstellen der Vergabeunterlagen in Abstimmung mit der Kommune,
  • Entwurf der Vergabebekanntmachung und Übermittlung,
  • Beantworten von Bieterfragen und Rügen in Abstimmung mit der Kommune,,
  • Prüfen und Bewerten der eingehenden Angebote,
  • Erstellen von Entwürfen für Vergabevermerke,
  • Entwerfen der erforderlichen Bekanntmachungen und Informationen an Bieter.

Wichtig ist in Vergabeverfahren, dass die Kommune als Auftraggeberin erkennbar bleibt und sie auch die Letztentscheidungen (z.B. über den Zuschlag) selber trifft. Bei den Mitgliedskommunen verbleibt stets das Entscheidungsrecht.

Die KoPart eG übernimmt auch die Dokumentation der einzelnen Verfahrensschritte, soweit ihr dies von der Kommune übertragen wird.

Die KoPart eG nutzt als Vergabeplattform Subreport, weil sich diese Plattform bisher bewährt hat und sowohl für Auftraggeber als auch für Bieter anwenderfreundlich erwiesen hat.

Das Beschaffungsverfahren soll möglichst sparsam durchgeführt werden, dazu gehört auch, es soweit wie möglich und zulässig auf elektronischem Wege abzuwickeln.

Im Katalog-Verfahren wird die Bestellung über eine Internetplattform abgewickelt.

Wenn es im Vergabeverfahren zu Rügen bzw. Beschwerden kommen sollte, werden in Individualverfahren, die allein für eine einzige Kommune durchgeführt werden, die entsprechenden Stellen (Kommunalaufsicht bzw. Vergabekammer abhängig vom Wert der Beschaffung) benannt. Eine Beantwortung von Bieterfragen und Rügen erfolgt in Abstimmung mit dem Auftraggeber durch die KoPart eG.

Eine Vertretung vor dem Vergabesenat des OLG ist allerdings nur durch einen niedergelassenen Rechtsanwalt möglich, den das Mitglied gesondert beauftragen muss.