Fragen zur Mitgliedschaft

Liefer-, Dienstleistungen oder freiberufliche Leistungen – die Vergabe von öffentlichen Aufträgen unterliegt komplizierten rechtlichen Rahmenbedingungen, die bei der Beschaffung zu berücksichtigen sind. Mit guten Marktkenntnissen sind durch Ausschreibung günstige Preise für die geforderten Leistungen zu erzielen.

Vergaberechtskonforme Beschaffung

• erfordert Know-how, (GWB, VgV, Vergabeordnungen, Tariftreue- und
  Vergabegesetz NRW),
• kostet Zeit,
• erfordert organisatorische Strukturen und
• bindet wichtige Ressourcen.

Durch die Verlagerung der Beschaffungsaufgabe in die KoPart werden Ressourcen frei, die in den eigenen Verwaltungen strukturell zur Verbesserung der Effektivität beitragen.  

Wir entwickeln Leistungsverzeichnisse, bei denen auf Qualität und Wirtschaftlichkeit Wert gelegt wird, gestalten Bewerbungsbedingungen, damit qualifizierte Bieter ausgewählt werden, erstellen die formalen Verdingungsunterlagen und die Vergabebekanntmachung, damit die rechtlichen Anforderungen erfüllt werden, beantworten auch schwierige Bieterfragen und Bieterrügen, bewerten die eingehenden Angebote, erstellen Entwürfe für Vergabevermerke und entwerfen die erforderlichen Bekanntmachungen und Informationen an Bieter.

Aus genossenschaftsrechtlichen und verrechnungstechnischen Gründen ist für rechtlich selbständige kommunale Unternehmen (z.B. Anstalten öffentlichen Rechts, GmbHs, AGs, usw.) der Erwerb einer eigenen Mitgliedschaft in der Genossenschaft erforderlich.

Als Mitglied der KoPart eG werden nur solche kommunalen Unternehmen aufgenommen, die zu 100 % im Besitz der Mitgliedskommune sind. Gemischt-wirtschaftliche Unternehmen werden nicht aufgenommen.

Wichtig ist, dass per Ratsbeschluss festgelegt wird, wer seitens der Gemeinde den Beitritt vollziehen darf, also die erforderlichen Unterschriften leisten darf. Gem. § 113 GO NRW muss auch beschlossen werden, wer (z.B. der Bürgermeister) die Stadt bzw. Gemeinde in der Generalversammlung der Genossenschaft vertreten soll.

In der Beitrittserklärung ist die Stadt / Gemeinde als juristische Person anzugeben, versehen mit dem Vertretungsverhältnis (also z.B.: „Gemeinde Morsbach, vertreten durch den Bürgermeister“). Der Nachweis der Vertretungsbefugnis ist vor allem für die KoPart eG wichtig, die über die Aufnahme des Mitglieds entscheiden muss und dafür alle Unterlagen benötigt. Daneben benötigt die KoPart eG die Information, wer dazu bestimmt worden ist, die Gemeinde in der Generalversammlung zu vertreten (§ 113 GO NRW).

Mitgliedsnummer und Geschäftsguthabenkonto-Nummer werden von der KoPart eG vergeben und ausgefüllt.

Der Genossenschaftsanteil ist einmalig fällig und zwar sobald die KoPart eG den Beitrittsantrag angenommen hat. 

Der Erwerb eines Anteils ist für die Mitgliedschaft vollkommen ausreichend. Es steht aber jedem Mitglied frei, auf Wunsch und Antrag weitere Geschäftsanteile zu erwerben. Dies erhöht nicht das Stimmrecht, kann sich aber auf ggf. anstehende Ausschüttungen positiv auswirken.

Eine Nachschusspflicht für den Fall zur Deckung eines Jahresfehlbetrags besteht nicht. Das maximale finanzielle Risiko der Mitglieder ist auf die Höhe des Mitgliedsanteils (750,00 €) begrenzt.

Für die reine Mitgliedschaft (Newsletter, Informationsaustausch usw.) fallen keine weiteren Kosten an. Im Falle der Inanspruchnahme weiterer Dienstleistungen der KoPart eG aufgrund eines Angebotes („Beauftragung“), entstehen die vereinbarten Kosten. Die Mitgliedskommune entscheidet selbst übe die Beauftragung mit weiteren entgeltpflichtigen Leistungen. 

Entstehen aus Entgelten für die Dienstleistungen der Genossenschaft – nach Abzug der bei der KoPart eG entstehenden Kosten – Überschüsse, so können diese – nach Berücksichtigung der gesetzlich und satzungsmäßig erforderlichen Rücklagenbildung – als Dividende bzw. als Rückvergütung den Mitgliedsstädten und -gemeinden zufließen. Über die Ausschüttung einer Dividende oder Rückvergütung entscheidet die Generalversammlung. Rückvergütung bedeutet, dass ein Geschäftsüberschuss ganz oder teilweise an die Mitglieder im Verhältnis ihres Umsatzes, den sie mit der Genossenschaft in einem Wirtschaftsjahr getätigt haben, ausgeschüttet wird. 

Es besteht kein genereller Nutzungszwang. Mitglieder können die Dienstleistung in Anspruch nehmen, müssen es aber nicht.

Fragen zu Beschaffungen

Hinsichtlich der Kosten für die Dienstleistungen der KoPart eG wird differenziert:

  • Individualbeschaffung: Verhandeln eines individuellen Preises
  • Beschaffung von Massengütern: Berechnen eines prozentualen Anteils des beschafften Wertes des konkreten Produktes
  • Katalog-Verfahren: Berechnen eines prozentualen Anteils des Bruttobestellvolumens  

Diese Beauftragung im Wege einer In-House-Vergabe fällt nicht unter die vergaberechtlichen Regelungen des GWB und der Vergabeverordnung und kann daher freihändig ohne Ausschreibung erfolgen. Allerdings sind Ihre hausinternen Vergaberegelungen in dieser Hinsicht zu überprüfen.

Grundsätzlich gilt, dass sich Mitglieder an allen Massenausschreibungen beteiligen können, für die ein allgemeines Leistungsverzeichnis in einem Qualitätszirkel entwickelt wurde.

Das Interesse an bestimmten Massenprodukten wird in den Kommunen bzw. Mitgliedern abgefragt und ein entsprechender Qualitätszirkel eingerichtet. (Siehe auch FAQ „Wie ist der Ablauf bei der Beschaffung von Massenbeschaffungsgütern“)

Spezielle Einzelbeschaffungen können jederzeit angefragt werden. 

Bei der Beschaffung von bestimmten sowie gleichartigen Massengütern lässt die Bündelung durch die KoPart eG preisliche Vorteile erwarten. Auch der Verwaltungs- und Personalaufwand kann durch die Abwicklung des Beschaffungsverfahrens durch die KoPart eG für eine Mehrzahl von beteiligten Mitgliedskommunen vermindert werden.

Im Vorfeld von Ausschreibungsverfahren werden in sogenannten Qualitätszirkeln zunächst die Produktstandards festgelegt. Diesen Qualitätszirkeln gehören Mitarbeiter der Mitgliedskommunen und Mitarbeiter der KoPart eG an, die sich mit den zu beschaffenden Produkten auskennen.

Darüber hinaus ist angedacht, Qualitätszirkel auch unter Beteiligung der Rechnungsprüfungsämter der Gründungskommunen der KoPart eG einzuberufen, in denen sich die Beteiligten auf ein vergaberechtlich korrektes Vergabeverfahren einigen, das für derartige Massenbeschaffungen als Standardverfahren anerkannt wird. Bei folgenden Sammelausschreibung der Massengüter wäre dann eine intensive Beteiligung der einzelnen Rechnungsprüfungsämter wie in einem Individualbeschaffungsverfahren nicht mehr erforderlich.

Die Kontrolle über die Einhaltung des vorher vereinbarten Verfahrens erfolgt durch den entsprechenden Qualitätszirkel.

Die beteiligten Städte und Gemeinden erteilen der KoPart eG eine Vollmacht, das Vergabeverfahren entsprechend den vorher festgelegten Leitlinien durchzuführen. Dabei reicht die Tätigkeit der KoPart eG vom Erstellen des Leistungsverzeichnisses über das Erarbeiten von Bewerbungsbedingungen, Entwerfen der formalen Verdingungsunterlagen und der Vergabebekanntmachung, das Beantworten von Bieterfragen und Rügen bis zum Bewerten eingehender Angebote, Erstellen von Entwürfen für Vergabevermerke und Bekanntmachungen und Informationen an Bieter.

Selbstverständlich können aus vergaberechtlichen Gründen die Vergabeentscheidungen selbst nur von den beteiligten Städten und Gemeinden getroffen werden, deren Entscheidungsbefugnis aber über eine Vollmacht auf die KoPart eG mit den entsprechenden Beschränkungsmöglichkeiten einer Vollmacht übertragen werden können. 

Bei der Beschaffung von Einzelgütern wie z. B. Feuerwehrfahrzeugen oder von Dienstleistungen wie z. B. Gebäudereinigungsdienstleistungen wird eine Bündelung der Beschaffung normalerweise kaum möglich sein. Insofern bietet die KoPart eG hier eine Individualbetreuung des jeweiligen Vergabeverfahrens an. Auch hier übernimmt die KoPart eG das Entwickeln von Leistungsverzeichnissen, das Erarbeiten von Bewerbungsbedingungen, dass Entwerfen der formalen Verdingungsunterlagen und der Vergabebekanntmachung, dass Beantworten von Bieterfragen und Rügen, das Bewerten eingehender Angebote, das Erstellen von Entwürfen für Vergabevermerke und für Bekanntmachungen und Informationen an die Bieter.

Auch hier verbleibt das Letztentscheidungsrecht bei der Kommune.

Eine gewisse Vereinfachung für die Mitgliedskommunen besteht zudem darin, dass eine direkte Beauftragung der Genossenschaft im Rahmen einer Inhousevergabe mit der durchzuführenden Dienstleistung möglich ist. So kann die Kommune als Genossin der Genossenschaft die KoPart eG direkt mit der Betreuung des Vergabeverfahrens beauftragen, ohne hierfür ein weiteres Ausschreibungsverfahren für diese Betreuungsdienstleistungen ausschreiben zu müssen. 

In speziellen Qualitätszirkeln werden mit den Mitgliedern der Genossenschaft harmonisierte Produktkataloge erarbeitet und Standards für Produkte entwickelt. Je nach Produkt wird auch die zeitliche Abfolge geregelt.

Die KoPart eG bedient sich der Rechtsabteilung der KommunalAgentur NRW. Daneben werden für bestimmte Vergabeverfahren Fachleute aus den Mitgliedskommunen nach dem Vier-Augen-Prinzip beteiligt.

Die KoPart eG betreut und unterstützt alle wesentlichen Schritte des Vergabeverfahrens:

  • Entwicklung des Leistungsverzeichnisses in Abstimmung mit der Kommune,
  • Entwicklung der Bewerbungsbedingungen in Abstimmung mit der Kommune,
  • Erstellen der Vergabeunterlagen in Abstimmung mit der Kommune,
  • Entwurf der Vergabebekanntmachung und Übermittlung,
  • Beantworten von Bieterfragen und Rügen in Abstimmung mit der Kommune,,
  • Bewerten die eingehenden Angebote,
  • Erstellen von Entwürfen für Vergabevermerke,
  • Entwerfen der erforderlichen Bekanntmachungen und Informationen an Bieter.

Wichtig ist in Vergabeverfahren, dass die Kommune als Auftraggeber erkennbar bleibt und sie auch die Letztentscheidungen (z.B. über den Zuschlag) selber trifft. Bei den Mitgliedskommunen verbleibt stets das Entscheidungsrecht.

Die KoPart eG übernimmt auch die Dokumentation der einzelnen Verfahrensschritte, soweit ihr dies von der Kommune übertragen wird.

Die KoPart eG nutzt als Vergabeplattform Subreport, weil sich diese Plattform bisher bewährt hat und sowohl für Auftraggeber als auch für Bieter anwenderfreundlich erwiesen hat.

Bei Sammel-Ausschreibungen wird es – wie vergaberechtlich vorgesehen – Losbildungen geben. Der preiswürdigste Bieter je Los erhält dann den Zuschlag.

Im Katalog-Verfahren werden Rahmenverträge ausgeschrieben, die dann im elektronischen Katalog abgebildet werden.

Das Beschaffungsverfahren soll möglichst sparsam durchgeführt werden, dazu gehört auch, es soweit wie möglich und zulässig auf elektronischem Wege abzuwickeln.

Im Katalog-Verfahren wird die Bestellung über eine Internetplattform abgewickelt.

Wenn es im Vergabeverfahren zu Rügen bzw. Beschwerden kommen sollte, werden in Individualverfahren, die allein für eine einzige Kommune durchgeführt werden, die entsprechenden Stellen (Kommunalaufsicht bzw. Vergabekammer abhängig vom Wert der Beschaffung) benannt. Eine Beantwortung von Bieterfragen und Rügen erfolgt in Abstimmung mit dem Auftraggeber durch die KoPart eG. Eine Vertretung vor dem OLG, sofern es dazu kommt, ist allerdings nur durch einen niedergelassenen Rechtsanwalt möglich.

Bei der Beschaffung von Massengütern, an der eine Vielzahl von Städten und Gemeinden beteiligt ist, wird für die Nachprüfung eine einzelne Stelle benannt werden, die für alle unter Umständen regional sehr unterschiedlich ansässigen Städte und Gemeinden die Prüfung vornimmt. Auch in diesen Fällen übernimmt die KoPart eG die Beantwortung von Bieterfragen und Rügen, aber auch hier ist – sofern es zu einem gerichtlichen Verfahren vor dem OLG kommt – die Vertretung durch einen niedergelassenen Rechtsanwalt erforderlich.

Fragen zum Elektronischen Katalogeinkauf

Die Kosten für die Kommunen setzen sich aus zwei Teilen zusammen:

  1. Den einmaligen Einrichtungskosten und den laufenden Kosten
  2. Die Einrichtungskosten hängen von der Anzahl der Besteller und der Kostenstellen ab. Die laufenden Kosten vom Bestellumsatz.

Alle gängigen Softwareprodukte (z. B. SAP) können mit dem Katalogeinkauf verbunden werden.

Die KoPart führt in einer Erkundungsphase zunächst eine freihändige Vergabe für einen sechs- bis zwölfmonatigen Rahmenvertrag mit einem Vollsortimenter durch. Der in diesem Zeitraum ermittelte Bedarf dient dann als Grundlage einer (i.d.R.) europaweiten Ausschreibung, welche dann durch die Bündelung zu deutlichen Preisnachlässen führt. Bei allen Ausschreibungen wird darauf geachtet, dass sämtliche rechtlichen Vorgaben (GWB, VgV, TVgG–NRW…) eingehalten wurden. Daher kann von den einzelnen Bestellern ohne schlechtes Gewissen ein Auftrag an einen Lieferanten erteilt werden.

Die Ausschreibungen stehen allen Firmen offen, unabhängig von deren Größe und lokaler Verortung. Das bedeutet, dass auch kleine Firmen die Möglichkeit haben, einen Auftrag für mehrere Kommunen in NRW zu erhalten, sofern sie bei den Ausschreibungen gute Preise garantieren. Auf die Art und Weise kann die lokale Wirtschaft sogar überdurchschnittlich gefördert werden.

Bei den freihändigen Vergaben wird stets versucht, vor allem Firmen mit einem regionalen Bezug zu NRW einzubinden.